61: バーチャル会議の4つのヒント

ビジネスプロポッドキャスト

コロナもだんだんと落ち着きを見せ始めましたが、一度開いたテレワークの可能性は、今後もゼロになるということは無いのではないでしょうか。今日は改めて、バーチャル会議について話したいと思います。。

バーチャル会議がZoom爆弾やなにやらと色々あったトラブルも、最近はほとんど聞かなくなりました。Web会議の国外、国内の場所を選ばない利便性は、これから先も大いに役立っていくことかと思われます。とはいえ、離れた場所にいながらリーダーとしてチームにインパクトを与えるのは難しい場合もあるでしょう。面と向かっての会議なら出来ていた身ぶり手ぶりが出来なくなったことで、残念に感じているのは私だけではないはずです。では、チームのメンバーを巻き込み、エンゲージメントを高めるには我々リーダーは何をすればよいでしょうか？4つの簡単なヒントを取り上げます。

まず最初に『チームに会ったフォーマットも見つける』です。 Teams、Zoom、Adobe、WebEx、など色々とある中で、以前にもましてことなる機能が各社にあります。ないようにもよるかとは思いますが、会議を更に魅力的でインタラクティブなものにするにはどんな工夫が出来るか、見てみるのも面白いかもしれません。次に『ミーティングの量を調整する』です。闇雲に毎週セッティングするのは、果して正解とは言い切れないかもしれません。

例えば、一人当たり30分のミーティングを6人と行えば、それだけで毎週3時間かかってしまいます。各回のミーティングで、何を、いつまでに、どうするのか、そして次回をいつにするのかを決めておくことをお勧めします。これにより、なぁなぁにただただやるだけの会議ではなく、何が出来て、何が出来なかったのか、出来なかったことを克服するには何をするか、など、より生産性のある内容の話が出来ることでしょう。

更に、毎週である必要もへりますし、しっかりと生産性を持って対応する人には月に1回で、より生産性を挙げていただくことも出来るでしょう。逆により手をかけるべきメンバーは、もっと頻度を要するメンバーもいるかもしれないのです。他にどんなポイントに注意できるでしょうか。

3つ目は『抑揚とペース』です。ご存知の通り、Webミーティングは対面以上に、単調になりがちですし、注意散漫になりがちです。ですから、強調すべき点を聴き手が拾いやすいよう、ペースや抑揚、間を使うことで、明確にしていきましょう。時には質問などを織り交ぜることで、エンゲージメントや緊張感を持つことも、大切なポイントになります。

大切なのは、『相手の顔に泥を塗ることは避ける』ことです。ですから、たとえチームミーティングで質問した相手が質問を聞いていなかったとしても、もう一度リピートをしてあげるくらいで収めてあげ、個別ミーティングで軽く触れるくらいで収めてあげましょう。そして最後に、『カメラの利用はつけさせる』ことです。

外にいる、家族が、など様々な理由から、慣れてきている今だからこそ、つけなくてもよいのでは？という方も中にはいらっしゃいます。我々人間は、目からの情報に多く引き込まれるものです。一体感を高める、という意味でも、やはりカメラの使用はするように促しましょう。これら4つの点を押さえて、これから先も、エンゲージメントの高いウェブミーティングを行っていきましょう。